Martes, 19 Marzo 2024

Políticas de uso de herramientas IT en la Empresa: la necesaria participación de la Representación Legal de los Trabajadores

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Desde el Departamento de Derecho Laboral de BELZUZ ABOGADOS, venimos a comentar la reciente Sentencia de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo de 6 de febrero de 2024 en la que se anula una Política de uso de herramientas IT en la Empresa (pc, correo electrónico, internet, etc.) por no haber participado la Representación Legal de los Trabajadores en la Empresa, tal y como prescribe de forma imperativa el artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de datos de Protección de Datos Personales y Garantía de los derechos digitales.

En nuestro parecer, como abogados laboralistas especializados en empresa, en la actualidad cualquier compañía que desarrolle su actividad o parte de esta a través de herramientas digitales debería contar con una Política o Protocolo que regule el uso de las herramientas tecnológicas puestas a disposición por la empresa a las personas trabajadoras donde se deberán fijar los criterios de uso, principalmente entre ellos el uso exclusivo profesional y/o prohibición del uso personal de los mismos, o bien si se concede un uso personal, detallar claramente en qué supuestos está permitido dicho uso personal. Asimismo en dichas Políticas se deberá informar sobre el o los posibles controles que puede realizar la empresa sobre dichas herramientas y el contenido digital de las mismas, así como las posibles acciones disciplinarias contra los empleados por los incumplimientos de la normativa expuesta en dicha Política.

Si bien a priori, estas Políticas de uso de herramientas tecnológicas están amparadas legalmente en lo previsto en el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores, igualmente dichas Políticas se encuentran reguladas en el artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018 que establece unas necesarias reglas de cumplimiento, tanto en su elaboración como en cualquier enmienda o modificación posterior de las mismas, si es que ya estaban previamente implantadas en la Empresa.

Así el artículo 87 de la Ley 3/2018 reconoce en primer lugar que los trabajadores tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador, si bien, el propio artículo reconoce que la Empresa podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.

Para ello las Empresas deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente.

El acceso por la Empresa al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso con fines privados (si es que así está previsto en la Política, aunque lo habitual es prohibir el uso personal de dichas herramientas IT de la Empresa) requerirá que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados.

En todo caso, la norma prevé que los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización (es decir, deberán ser necesariamente informados de estas Políticas), así como que en su elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores.

En el caso enjuiciado por el Tribunal Supremo la Empresa procede a una revisión y adaptación de la previa y existente Política de uso de herramientas IT, si bien la Empresa no se limitó a hacer un mero “recordatorio” de las normas existentes sino que modificó unilateralmente, y sin contar con la representación legal de los trabajadores, un cambio básico como era la prohibición de uso personal de los medios tecnológicos cuando en la previa Política existente permitía el uso residual y privado de los mismos por los trabajadores de la Empresa.

En conclusión, el Tribunal Supremo considera, que tanto para nuevas Políticas como para las adaptaciones o modificaciones posteriores existentes y tras la aprobación de la Ley Orgánica 3/2018, se deberá acreditar la participación de la representación legal de los trabajadores en la misma o en caso contrario dicha Política será nula de pleno derecho.

Por ello desde BELZUZ ABOGADOS consideramos que dada la importancia y generalidad del uso extendido de las herramientas IT en el mercado laboral, sería necesaria la implantación de este tipo de Políticas en todas las empresas, con independencia de su tamaño, y con especial tratamiento y contando con el asesoramiento jurídico profesional adecuado a cada caso concreto en aquellas empresas donde existe representación legal de los trabajadores en la empresa.

 

Pedro-Gomez-Rivera  Pedro Gómez Rivera

Director del Departamento de Derecho laboral | Madrid (España)

 

Belzuz Abogados SLP

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